Hvis du er så heldig, at du har en kasse stående med gamle familiebreve, sidder du på en guldmine. Brevskrivning er blevet glemt efter opfindelsen af telefonen, e-mails, SMS’er, Twitter og Facebook for at nævne nogle få. Disse gamle breve i din slægtsforskningssamling bør blive bevaret og gå videre til fremtidige generationer. Uanset om du har 100 breve eller kun ét, er de vigtige for din familiehistorie og giver den ekstra dybde.
Familiebreve er en unik og enestående samling af dokumenter. Hvis de inkluderer krigsbreve, har de måske ikke kun personlig værdi, men også historisk værdi – især hvis din forfader har skrevet detaljer om krigen i sine breve. Kærlighedsbreve er en god kilde til slægtsforskning fordi de kan hjælpe dig til at finde ud af, hvordan dine forfædre mødtes og forelskede sig.
Disse oplysninger er uvurderlige og bør bevares.
Lad os sortere
Første og fremmest: ryd op og sortér. Mange slægtsforskere har bunker af breve, skotøjsæsker fyldt med breve eller brevstakke holdt sammen med elastikker eller bånd. At sortere bunkerne vil hjælpe dig til at få styr på dit slægtsregister og i løbet af processen vil du formentlig opdage oplysninger, som du ikke kendte til før.
- Den letteste måde at sortere dine breve på er i kronologisk rækkefølge. Brug datoen på brevet eller datoen på stemplet på kuverten – uanset hvilken bør du være konsekvent.
- Har du breve fra flere forskellige familiemedlemmer? Sorter dem efter efternavn og derefter i kronologisk rækkefølge for hvert efternavn. Det giver dig mulighed for hurtigt og effektivt at finde breve fra en bestemt person.
- Hvis du har grupper af breve fra forskellige begivenheder i dine forfædres liv, kan du sortere dem efter begivenhed. Læg for eksempel alle brevene fra anden verdenskrig samlet, alle gymnasiebrevene samlet osv. Efter at have grupperet dem, kan du sortere dem efter dato.
- Det vigtigste ved at sortere brevene er, at du finder et system, der giver mening for dig. Og vær så konsekvent i dine metoder hele processen igennem.
Fold ud og pres
Når du har valgt en sorteringsmetode, er det tid til at lave noget bevaringsarbejde. Ordbogen definerer bevaring som “det at beskytte noget mod ødelæggelse og opretholde det i nuværende tilstand.”
Som arkivar er det spørgsmål, jeg oftest får om gamle familiebreve fra slægtsforskere: ”Skal jeg lade brevet blive i kuverten eller tage det ud?” Mit svar er altid: Tag brevene ud af kuverterne.
Hvis brevene forbliver foldet sammen i kuverterne, vil de tage mere skade over tid, fordi hver gang nogen tager dem ud og folder dem ud og folder dem sammen igen, bliver folderne svagere og risikoen for ødelæggelse større. Du ønsker ikke at beskadige dine breve. Her er nogle ting, du kan gøre derhjemme for at sikre, at dine gamle familiebreve forbliver i god stand.
- Tag hvert brev ud af dets kuvert og fold det ud så det er fladt. OBS: Hold hvert brev sammen med den tilhørende kuvert, og hver opmærksom på ikke at blande breve og kuverter. Jeg anbefaler, at når du fjerner og presser hvert brev, tager du en plastikpapirklips og sætter brevet fast på kuverten. BRUG IKKE metalpapirklips eller metal af nogen art (som hæfteklammer) på dine dokumenter! Metal skader dine dokumenter, når det ruster og klistrer fast til dine dokumenter, og forårsager pletter og flænger, når du forsøger at få det af papiret igen.
- Hvis dine breve har været foldet sammen i deres kuverter i lang tid, lægger de sig måske ikke automatisk fladt. Hvis dette er tilfældet, vil du være nødt til at presse dem flade. Læg brevet på en ren, tør overflade væk fra sollys, hvor de kan ligge i fred i et stykke tid. Husk at lægge kuverten sammen med brevet, så ikke de bliver adskilt, også selvom kuverten ikke har brug for at blive presset.
Indkapsling
Nu da du har presset dine familiebreve, er du klar til at indkapsle dem. At indkapsle betyder at ”omgive eller afgrænse med noget beskyttende”. Formålet med at indkapsle dine breve og kuverter er at beskytte dem mod beskadigelse, når de håndteres. Ideelt set bør du ikke røre dine breve særlig meget, men indkapslingen beskytter dem også mod støv og skidt.
- Køb arkivdokumentlommer, som er syrefri, ligninfri og har bestået PAT (Fotografisk Aktivitetstest). Materialet som bruges i disse lommer, kan være mylar, polyester eller polypropylen. Lommerne findes i alle størrelser, så de passer til forskellige brevforme. Køb den størrelse, som passer til dine breve med en halv cm luft hele vejen rundt. Det er ikke rart, hvis du skal proppe brevene i lommerne eller hvis der er for meget plads så brevene glider rundt. Det er ikke her du skal sjuske; hvis ikke du bruger ordentlige lommer, vil dine dokumenter tage skade.
- Sørg for at lægge kuverten sammen med brevet i lommen. Hvis kuverten stadigvæk har flappen på, skal den foldes ned på kuverten, så ikke den rører ved brevet: limstriben på flappen kan indeholde kemikalier, som kan skade brevet ved kontakt.
- Når du har lagt brev og kuvert sammen i lommen, vil du se, at lommen øjeblikkeligt lukker rundt om dokumentet ved statisk elektricitet. Det holder lommen lukket for at beskytte dine breve og sørge for at de ikke falder ud.
Når brevene er indkapslet, kan du sætte dem i arkivmapper og så i arkivskabe eller opbevare dem i ringmapper.
